Coworking et Information : Quelles mesures prendre?

Le coworking, ou cotravail1, est une nouvelle façon de travailler qui est née en Allemagne dans les années 1990 et qui a ensuite été adoptée aux États-Unis.

Le principe de l'entreprise a changé, nous ne sommes plus un simple employé, mais un collaborateur et nous ne passons plus la journée dans des bureaux, mais dans des "espaces de travail". Réunir un espace de travail partagé, ou des bureaux partagés, et un réseau de travailleurs ouverts au partage et à l'ouverture.

Aujourd'hui, la vie professionnelle est mobile, ultra connectée et en temps réel. Smartphones en main, nous faisons bien plus que répondre aux mails et « @ » sur les réseaux sociaux : nous échangeons des informations précieuses sur nos activités actuelles et futures et, dans certains cas, des connaissances sensibles.

Si les espaces de coworking, comme les cafés publics et les espaces de vie spécialisés, nous donnent accès à du matériel professionnel et à des infrastructures de qualité (bureau, wifi, imprimante, vidéoprojecteur, salles de réunion) et nous ont permis d'augmenter la vitesse à laquelle nous faisons des affaires, comment gérer le secret dans de telles situations? À quel point sommes-nous vulnérables dans le monde d'aujourd'hui?

C'est ce que cet article vous aidera à expliquer : comment protéger la confidentialité de vos informations dans les lieux publics lorsque vous rencontrez vos clients, fournisseurs ou employés.

Situations courantes pouvant affecter la confidentialité de vos informations

Les données commerciales sont cruciales. Une politique de protection des données doit être établie. Une petite fuite et tout peut changer. Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) relève de la responsabilité des organismes publics et privés qui traitent des données et des informations personnelles.

Supposons qu'un chef de projet planifie une réunion avec un membre de son équipe, un analyste marketing, pour passer en revue les dernières recherches sur le nouveau produit numérique qu'il lance. Ils ont commandé cette recherche à un bureau de tendances et analyseront les données pour la première fois.

Comme la vie est mouvementée pour eux deux, ils décident de marquer des points dans un café au milieu de la rue dans le centre de la ville. L'après-midi est calme, l'endroit est presque vide, ils s'assoient, commandent deux expressos, ouvrent le cahier et commencent à regarder les données qui donneront vie à leur grande idée.

*Vous n'êtes tout simplement pas seul.

Un analyste de marché senior est assis à deux tables et essaie d'attraper une phrase ou deux en l'air, tout en profitant de la vue privilégiée du matériel pour prendre quelques notes. Même en regardant par-dessus ses épaules, il peut comprendre le but et les attentes du public cible, les pipelines d'acquisition de clients et même un projet de marque.

Par inadvertance, le duo professionnel a divulgué des "informations" importantes sur leur industrie. Sans rien faire d'illégal, l'intrus a obtenu des informations supplémentaires qui, si elles ne sont pas utilisées immédiatement, seront enregistrées pour les réunions futures.

Qu'est-ce qu'une information confidentielle?

L'exemple, bien sûr, est fictif. Mais pas irréaliste. Nous échangeons constamment des informations et produisons des connaissances dans les cafés, les salons d'aéroport et les espaces de coworking. Il s'agit peut-être de comprendre ce qu'est une information confidentielle après tout.

Laissant de côté la catégorie des données traditionnellement confidentielles (votre CPF ou votre mot de passe bancaire par exemple), une bonne façon de répondre à cette question dans le monde de l'entreprise est de réfléchir à la valeur de ces données pour le fonctionnement de votre entreprise ou de votre activité professionnelle. Et plus encore : à quel point il est important pour votre entreprise de progresser.

L'enquête sur cette affaire a été ORDONNÉE – elle conserve donc des informations conçues exclusivement pour cette société. Nul doute que ses caractéristiques doivent être protégées et que, si elles étaient révélées, elles pourraient fragiliser la stratégie de lancement du produit numérique.

Il existe d'autres exemples encore plus évidents, tels que la paie initiale, les données et les mots de passe du serveur, les croquis du nouveau logo de l'entreprise, le programme de contenu de six mois, etc.

Puisqu'il y a tant d'exemples, réfléchissons à quelques conseils pour protéger ces informations.

Conseils pour protéger les informations de vos clients dans les lieux publics

-Lecture de la place publique : Imaginez que vous emmeniez un tabouret sur la plus grande place de votre ville. Maintenant, levez-vous, parlez à haute voix, quoi que vous pensiez et fassiez pour faire décoller votre entreprise. C'est vrai, dans un espace public partagé, c'est pareil. Alors j'ai dit à haute voix ce que vous diriez sur une place publique. Cette règle s'applique également aux informations de votre entreprise que vous partagez sur les réseaux sociaux!

-Le Bluetooth est activé? Vous ne savez jamais quand le courrier de quelqu'un pourrait utiliser le Bluetooth imprudent pour voler des données importantes telles que votre liste de contacts, vos e-mails et vos photos. Il existe des dizaines d'applications spécialisées dans ce domaine et capables de percer le secret de votre téléphone même sans mot de passe pour l'éteindre. Se sont-ils rencontrés dans un lieu public? Désactiver le bluetooth, c'est aussi simple que ça.

– Attention aux notes dispersées. Il est très courant, lorsque nous tenons des réunions dans un lieu public, d'utiliser des serviettes ou des feuilles de papier pour des notes rapides, des cartes mentales et toutes sortes d'enregistrements. Puis, lorsque cet échange accéléré d'informations, typique des réunions de brainstorming, est terminé, les projets sont mis de côté ou, au mieux, jetés à la poubelle. Avez-vous déjà pensé qu'avec ces notes en main, un concurrent peut obtenir des indices intéressants sur les prochaines étapes de votre entreprise ? Le dernier conseil ici est le suivant : rassemblez toujours les brouillons et les notes manuscrites et ramenez-les à la maison ou au bureau.

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