Comment rédiger un e-mail efficacement : 8 conseils pour améliorer le style et l'écriture

Imaginez un monde où écrire du contenu pour votre entreprise est aussi simple que de reconstituer quelques phrases sur votre écran d'ordinateur et d'appuyer sur "Publier". Un rêve. Cependant, comme vous le savez, les choses ne sont pas si simples, surtout dans le monde concurrentiel d'aujourd'hui. Il ne s'agit pas seulement de contenu à publier sur le site Web, comme des blogs et des articles. En fait, le contenu de l'e-mail est tout aussi important pour atteindre les objectifs commerciaux. Le courrier électronique est toujours considéré comme l'une des formes de marketing les plus efficaces, encore plus que la publicité sur les sites Web ou les médias sociaux. Cependant, cela ne suffit pas pour simplifier le processus. Pour comprendre comment rédiger des e-mails professionnels, voici 8 éléments clés à retenir. Ces conseils sont essentiels pour garantir que les e-mails sont parfaits pour les lecteurs et fournissent les résultats souhaités.

Définir les étapes de travail et organiser le contenu

Alors, par où commencer quand il s'agit de savoir comment rédiger des e-mails qui fonctionnent ? Avant de poser vos doigts sur le clavier, vous devez être organisé et prêt pour le contenu que vous êtes sur le point de créer. Pour plus de simplicité, cette procédure sera divisée en 7 étapes :

"Ce sont les sept étapes de base à suivre lors de la rédaction d'e-mails. Cependant, certains processus spécifiques peuvent avoir plus ou moins d'étapes, selon ce que l'activité tente d'accomplir. Avec ces étapes à l'esprit, adoptez une approche proactive pour vous assurer que tout est prêt à chaque étape, afin que vous puissiez être aussi organisé que possible », suggère Elizabeth Holder, responsable du marketing par e-mail pour les commandes importantes.

Par exemple, alors que la phase de remue-méninges peut simplement nécessiter une réunion d'équipe où vous regroupez vos idées, la phase de recherche est conçue pour rassembler toutes les informations nécessaires afin de ne pas interrompre le flux d'écriture plus tard.

Trouver le point d'empathie avec le lecteur

Lorsque vous passez à la rédaction de l'e-mail, vous devez entrer dans l'esprit du lecteur, en essayant de déterminer comment il lira vos e-mails et ce qu'il en retirera, plutôt que comment l'e-mail peut en bénéficier pour l'entreprise.

Par exemple, l'un des pièges les plus courants est de ne pas utiliser un ton personnel dans les e-mails et de ne pas respecter le lecteur en tant que personne. Si vous vous adressez constamment aux lecteurs en tant que "suiveurs" ou "abonnés", vous êtes tombé dans le piège.

Alors que les gens aiment faire partie d'un groupe social ou d'une communauté, l'individualité est également essentielle, et en tant que client, un lecteur veut être respecté en tant que tel. Assurez-vous également que le contenu que vous incluez dans vos e-mails est vraiment utile. Vos lecteurs se sentiront méprisés par la société pour avoir fréquemment envoyé des e-mails au contenu inutile ou simplement inintéressant. Les e-mails iront probablement directement dans votre dossier spam.

Convaincre le destinataire d'ouvrir l'e-mail

L'un des plus grands défis auxquels vous serez confronté lors de la rédaction d'e-mails est de faire en sorte que le destinataire ouvre le message. Alors mettons-nous à la place d'un lecteur : ouvrez le navigateur, rendez-vous sur le client et entrez dans votre boîte de réception.

Que voit-il dans ses e-mails ? Votre nom, sujet et titre. Alors concentrons-nous sur cela. Bien sûr, votre nom indique simplement l'expéditeur de l'e-mail, mais il est important qu'il n'y ait pas quelque chose comme "123sxccat@hotmail.com". Au lieu de cela, assurez-vous que le nom de votre entreprise est là.

Passons maintenant à l'objet. C'est la partie de l'e-mail qui attirera l'attention des lecteurs. Donc, la première chose que vous devez faire est de promettre que l'e-mail apportera quelque chose de bien. Quel contenu avez-vous inclus dans cet e-mail et qu'est-ce qui est utile à votre lecteur une fois ouvert ?

Max Tyler, un spécialiste du marketing par e-mail, a déclaré : "Lorsque vous écrivez votre ligne d'objet, vous avez besoin de quelque chose qui se démarque du reste des e-mails dans votre boîte de réception. Commencez par mettre un numéro dans la ligne d'objet. Cela permet de distinguer votre e-mail." e-mail et le fait ressortir. Ensuite, essayez d'insérer dans la ligne d'objet de votre message une promesse que votre e-mail sera conservé pour le lecteur une fois ouvert. Enfin, assurez-vous d'inclure quelques mots efficaces pour le rendre irrésistible.

Donc, si vous utilisez actuellement une ligne d'objet "OUVREZ-MOI POUR UNE REMISE DANS MON MAGASIN", vous pourriez envisager de passer à quelque chose comme "5 façons d'économiser de l'argent en faisant des achats en ligne". Il en va de même pour toute amélioration du prétitre.

rédiger le contenu

Vous avez maintenant investi du temps pour vous assurer que le thème est parfait et que les lecteurs sont encouragés à cliquer dessus. Ainsi, le lecteur est capturé, dit "ok, voyons ce qu'il y a ici" et clique. Le lecteur s'assoit à l'intérieur de l'e-mail, puis commence par le haut et descend.

Naturellement, si vous avez inclus des images ou des graphiques dans l'e-mail, en particulier en haut ou dans l'en-tête, les yeux du lecteur seront immédiatement attirés par cette zone, alors assurez-vous de superposer cette image. Votre e-mail.

Cependant, il y a quelques points à retenir lors de la rédaction de contenu. Tout d'abord, vous devez taper rapidement. Cela peut sembler contre-intuitif, mais plus vous tapez vite, plus la passion et l'enthousiasme transparaissent dans le contenu, ce qui rend vos e-mails d'autant plus agréables à lire.

Aussi, essayez de garder des phrases et des paragraphes courts, clairs et précis. Imaginez lire cet article dans votre navigateur de messagerie. C'est juste un gros bloc de texte sans sous-titres ni sauts de paragraphe. Vous ne voudrez probablement même pas commencer à le lire et il finira à la poubelle.

Aussi, n'oubliez pas de garder votre écriture aussi naturelle que possible. Étant donné que vous représentez très probablement une entreprise, le client n'est pas intéressé par la perspective d'une personne morale abstraite. Il veut communiquer avec un être humain réel et entendre ce qu'il a à dire. Cela signifie entrer le nom du lecteur, lui poser des questions qui le font réfléchir sur ce que vous écrivez, et inclure des mots et des histoires qui l'attirent et le rendent heureux avec le contenu.

Naturellement, il n'est pas facile de décrire comment rédiger un e-mail en quelques mots. Les besoins varient en fonction du marché cible, de la démographie, de l'industrie et de votre objectif commercial spécifique pour la campagne de marketing par e-mail. N'oubliez pas de vous mettre à la place du lecteur et de voir l'e-mail et son contenu de son point de vue.

Utilisez les bons outils en ligne et vendez plus

La rédaction d'un e-mail peut être une tâche longue et compliquée si elle n'est pas gérée correctement, en particulier lorsque vous ajoutez les processus essentiels de vérification et d'édition.

Dans la plupart des cas, le marketing par e-mail professionnel comprend du matériel promotionnel qui encouragera le lecteur à acheter quelque chose sur votre site Web ou votre commerce électronique. Cependant, comme vous le savez probablement déjà, écrire ces textes est plus facile à dire qu'à faire.

La première chose à retenir est de ne pas aller directement à la vente, non seulement avec le courrier électronique, mais avec toute la stratégie de marketing par courrier électronique. Par exemple, si un utilisateur vient de s'inscrire à sa liste de diffusion, il ne souhaite pas commencer à l'inonder immédiatement de contenu promotionnel.

Au contraire, vous devez introduire votre entreprise progressivement et commencer à établir une relation de confiance et de fidélité avec le client potentiel. Les statistiques montrent que la règle du 80/20 est l'une des tactiques marketing les plus efficaces : 80 % du contenu soumis doit être informatif/inspirant/divertissant, etc., tandis que les 20 % restants doivent être promotionnels.

Pour le reste, les techniques de vente à utiliser dans les emails sont les mêmes que dans les autres scénarios. Vous devez décrire les problèmes auxquels les gens sont confrontés (points douloureux) et décrire la solution apportée par votre produit ou service. Vous pouvez également inclure des avis de clients sur des achats antérieurs et raconter une histoire dans le contenu pour créer un lien émotionnel avec les lecteurs.

Augmenter le nombre de clics

Une fois que vos clients ont ouvert et lu les e-mails, il est temps de les déplacer vers le site Web. Bien sûr, la meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser des boutons d'appel à l'action clairs et définis dans le contenu. Si vous modifiez ces 20 éléments de contenu promotionnel, ce sera très facile car il vous suffira d'ajouter un bouton CTA qui renvoie à la page du produit. Cependant, que se passe-t-il si vous offrez aux lecteurs l'un des 80 % de contenu restant ? Les choses ne sont pas si simples.

Si vous écrivez un excellent article de blog à partager avec vos lecteurs, l'un des moyens les plus efficaces de les faire passer de l'e-mail au site Web est d'aller droit au but. Il vous suffit donc d'ajouter un bouton d'appel à l'action pour continuer à lire – la probabilité d'être cliqué est statistiquement très élevée.

Une tactique qui fonctionne toujours bien consiste à montrer votre gratitude au lecteur de courrier électronique. Regardons les choses en face : les boîtes de réception débordent d'e-mails ces jours-ci, et ouvrir et suivre une liste d'e-mails est une remarquable démonstration de confiance. Pour récompenser l'utilisateur, pourquoi ne pas offrir une réduction à durée limitée ou un code de réduction dans les e-mails ?

Non seulement cela rend les clients heureux que vous respectiez et appréciiez leurs habitudes, mais cela contribue également à augmenter considérablement le taux de clics.

La phase d'édition

Une fois que vous avez terminé la première ébauche de l'e-mail et que vous êtes sûr que toutes les informations sont là, il est temps de commencer à l'affiner. La première étape de ce processus consiste à modifier l'e-mail. Ce processus est complètement différent de l'étape de relecture (voir ci-dessous) et vise à s'assurer que le message est parfait pour vos lecteurs et véhicule le concept que vous voulez vraiment communiquer. Ce qui est déjà parfait dans votre tête doit être revu en vous mettant à la place du lecteur, qui percevra peut-être différemment le contenu.

Par exemple, si vous mettez quelques lignes dans l'e-mail, pensez à qui sont les personnes qui le lisent. Vont-ils reprendre l'humour ou certains lecteurs trouveront-ils leurs commentaires potentiellement offensants ?

Avant de passer par cette phase, nous vous suggérons de faire une pause entre l'écriture du premier brouillon et l'édition proprement dite, pour visualiser le contenu avec un esprit neuf. De même, il peut être utile de demander à un collègue, un ami ou un membre de la famille de lire l'e-mail, de voir ce qu'il en pense et s'il peut offrir des conseils utiles.

La phase d'examen

Une fois que vous avez terminé l'avant-dernière étape de composition de l'e-mail, il est très important de faire la dernière étape avec précision. C'est ce qu'on appelle le processus de révision ou d'édition. Cela signifie vérifier le contenu pour s'assurer qu'il ne contient aucune erreur, que ce soit l'orthographe, la grammaire, la typographie, etc. Toute erreur dans les e-mails compromettra la crédibilité et la réputation de votre entreprise.

La révision peut prendre du temps et sembler inutile (pourquoi revoir le contenu ?), mais elle est essentielle pour garantir le succès. Après tout, achèteriez-vous les produits ou investiriez-vous dans les services d'une entreprise dont les messages sont truffés d'erreurs?

Pour garantir l'exactitude de votre avis, faites une pause entre la rédaction et cette étape. À votre retour, ignorez complètement le contenu de l'e-mail lui-même (puisqu'il a été affiné lors de la phase précédente) et concentrez-vous sur la langue, la grammaire et la ponctuation que vous avez utilisées.

Comment écrire des e-mails qui donnent de vrais résultats

Comment rédiger des e-mails qui touchent vraiment le cœur du destinataire et atteignent leur objectif ? Le travail du rédacteur est loin d'être simple, et vous devez écrire en suivant les étapes décrites jusqu'ici, sinon vous ferez des erreurs et des messages moins efficaces.

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